Für eine breite Leserschaft klingt die heutige Überschrift wie eine Aneinanderreihung von Fremdwörtern. Wir wollen ein wenig Licht in die Geschichte um Microsofts Stiefkind BCM (Business Contact Manager) bringen!
Customer Relationship Management (CRM) klingt natürlich schon etwas hochtrabend und für viele vor allem kleinere Betriebe wie der sprichwörtliche Schuss mit Kanonen auf Spatzen – In der Office Suite versteckt sich aber unserer Meinung nach ein sehr gutes Werkzeug um die Vorteile einer gewissenhaften Verwaltung von Interaktionen zu nutzen!
Vorab möchte ich hier keine Lanze für CRM brechen. Wozu auch, wenn Sie bis hierhin lesen, dann sind wir einer Meinung: „Nichts ist besser als Kontakt zu seinen Kunden, als noch mehr Kontakt zu seinen Kunden!“ Wenn diese Interaktionen dann auch noch korrekt, gewissenhaft und mit Mehrwert an Information verknüpft sind, so generiert sich Umwegsrentabilität für beide Seiten – selbstredend. Genug dieser Einführung, was ist also passiert?
Ein mittelständisches gut laufendes Unternehmen bat Softwaregutachten.at um Hilfe hinsichtlich ihres Kontaktverwaltungstools einer anderen Softwarefirma. Dieses Tool, „Adressdatenbank“ genannt, war recht schnell analysiert und für unwürdig zum professionellen Einsatz im Jahr 2014 befunden. Zu der Technologie müssen wir uns hier nicht äußern, vielleicht schreiben wir einmal separat über „Gupta, bzw. SQLBase„. Die Technologie konnte nichts dafür, dass man beim Umgang mit derselben ungefähr jegliche Regel eines gewissenhaften ingenieurmäßigen Vorgehens vernachlässigte und so den Kunden zur Verzweiflung trieb. Nach Analyse der Anforderungen empfahlen wir jedenfalls das in der Firma vorhandene Office voll zum Einsatz zu bringen und den vorhandenen (Microsoft Business) Server auch dementsprechend auszunutzen (nachdem schwerwiegende Konfigurationsfehler behoben worden waren und somit wieder Ressourcen wie Arbeitsspeicher zur Verfügung standen)!
Das klang erstmal ein wenig mutig, jedoch bietet Microsoft für „größere“ Versionen von Outlook den sog. BCM zum gratis download und zur freien Verwendung an. Hier ein kleiner Eindruck:
Wie hier recht deutlich ersichtlich gliedert sich das Tool nahtlos in das bestehende Outlook ein und ist über einen weiteren Button unten links zu erreichen. Selbstverständlich lassen sich bestehende Kontakte (VCF Files, oder msg Files) importieren und der einzige offensichtliche Unterschied zu den gewohnten Kontakten ist die Zuordnung des jeweiligen an ein Unternehmen (sofern das nicht automatisch erfolgt), eine Quelle, einem Initiator udgl. Der BCM ergänzt einen Outlook-Kontakt um einige weitere Felder, die dann vor allem beim „Spielen“ mit dem Eintrag sinnvoll sind. Man kann zum Beispiel Vertriebs-Chancen festlegen, Projekte anlegen und Tasks zuweisen, bzw. Personen mit solchen verknüpfen, Kleinigkeiten wie Geburtsdatum eines Kontakts werden automatisch in den Kalender übernommen, etc.
Selbstverständlich hat man auch die Möglichkeit eigene Felder zu definieren usw. Ganz praktisch ist auch der bereits von Outlook gewohnte Verlauf zu einem Kontakt – wie auch hier im unteren Bereich des Fensters zu erkennen. Jede wie auch immer geartete Interaktion mit einem Geschäftskontakt wird protokolliert, bei Verwendung von diversen Connectoren, wie z.B. für Facebook, findet man hier auch Statusmeldungen o.ä.
Um jetzt nicht den Rahmen zu sprengen möchte ich noch einen Eindruck der „Vertriebsoberfläche“ zur freien Interpretation aufzeigen – Worte der Erklärung sind vermutlich nicht notwendig – runterladen, Link ist oben, installieren, probieren können wir jedenfalls nur empfehlen! Gerade als Start-Up braucht man nicht mehr & kann sich mit dem BCM den Email- und Telefonalltag enorm erleichtern!
Wir haben unserem neuen Kunden das Tool installiert. Derzeit schulen wir gerade Microsoft Office Outlook, um darauf aufbauend dann den BCM zu erklären. Bereits jetzt konnten wir seine Anforderungen vollständig erfüllen, die fünf MitarbeiterInnen arbeiten nun mit einem einheitlichen gewohnten und „leicht zu nutzenden“ System wesentlich zufriedener als bisher. Die Migration der Datensätze (im mehrfachen fünfstelligen Bereich) beschäftigt uns noch auf Grund des undokumentierten Chaos in der alten Datenbank, das kriegen wir aber auch gerade gemeinsam in den Griff. Ein Wort zum Vorgehen: Export von Guptas SQL-Base in CSV-Files (8 Tabellen, ohne eindeutige Schlüssel, bzw. Beziehungen!) -> Import in Microsoft Office Excel zur ersten Aufbereitung -> Import der Daten in eine MS SQL-Server Instanz -> Zugriff mit einer C#-Routine zur finalen Aufbereitung, Objekt-Erzeugung und letztendlichen Speicherung im VCard-Format, bzw. als „.msg-File“.
Klingt umständlich, funktioniert aber, keine einzige der vielen Anmerkungen geht verloren und wir durften wieder eine Menge lernen 🙂
Für weitere Beiträge zu dem Thema bitte einfach Kommentar hinterlassen, wir schließen für heute den Beitrag und kümmern uns wieder um unsere VCards! Würde mich/uns freuen, wenn wir dem ein oder anderen einen wertvollen Tipp: „BCM“ mitgeben konnten!
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